12 правил делового письма деловой переписки

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Видео

Îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ è ïðèäàíèÿ þðèäè÷åñêîé ñèëû çàÿâëåíèÿì

 èíòåðåñàõ ðàáîòîäàòåëÿ, ÷òîáû ëè÷íûå çàÿâëåíèÿ ðàáîòíèêîâ áûëè îôîðìëåíû îò ðóêè. Îáû÷íî â îðãàíèçàöèÿõ ïðèìåíÿþòñÿ øàáëîííûå áëàíêè, â êîòîðûõ îò ðóêè äîëæíû áûòü çàïîëíåíû êàê ìèíèìóì ïîäïèñü ðàáîòíèêà è äàòà ïîäïèñàíèÿ çàÿâëåíèÿ. ×àñòî òàêîå îôîðìëåíèå çàÿâëåíèé òðàêòóåòñÿ ïðè ñóäåáíîì êîíôëèêòå êàê ôàêò äàâëåíèÿ íà ðàáîòíèêà.

 ïðèíöèïå, çàÿâëåíèå ìîæåò áûòü ñîçäàíî è àâòîìàòèçèðîâàííûì ïóòåì, íî òåì íå ìåíåå ïîñëå ýòîãî ðàñïå÷àòàíî è ïîäïèñàíî òåì ëèöîì, êîòîðîå äàííîå çàÿâëåíèå îôîðìëÿåò.

Æåëàòåëüíî, ÷òîáû â çàÿâëåíèè ñ ó÷åòîì âûøåîïèñàííîé ïðîöåäóðû ïðèäàíèÿ äîêóìåíòàì þðèäè÷åñêîé ñèëû áûëè ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû:

  1. Íàçâàíèå äîêóìåíòà — "Çàÿâëåíèå".
  2. Àäðåñàò — êîìó íàïðàâëÿåòñÿ çàÿâëåíèå, ñ óêàçàíèåì äîëæíîñòè â êîíêðåòíîé îðãàíèçàöèè, Ô.È.Î. äîëæíîñòíîãî ëèöà.
  3. Ñîñòàâèòåëü — îò êîãî íàïðàâëÿåòñÿ, ñ óêàçàíèåì äîëæíîñòè è Ô.È.Î. ðàáîòíèêà.
  4. Òåêñò çàÿâëåíèÿ.
  5. Ïîäïèñü ñîñòàâèòåëÿ çàÿâëåíèÿ.
  6. Äàòà ñîñòàâëåíèÿ çàÿâëåíèÿ.
  7. Ïîäïèñè ñîãëàñîâàíèÿ (÷àùå âñåãî ñ ðóêîâîäèòåëåì ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ — ïðè íåîáõîäèìîñòè). Ýòîò ðåêâèçèò íå ÿâëÿåòñÿ îáÿçàòåëüíûì. Ïîýòîìó åãî íàëè÷èå îïðåäåëÿåòñÿ ïðèíöèïàìè ðàáîòû ñ òàêèìè äîêóìåíòàìè â êîíêðåòíîé îðãàíèçàöèè.
  8. Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð çàÿâëåíèÿ. Íîìåð ïðèñâàèâàåòñÿ äîêóìåíòó ñîãëàñíî æóðíàëó âõîäÿùåé äîêóìåíòàöèè (èëè äðóãîìó æóðíàëó, â çàâèñèìîñòè îò ïîñòðîåíèÿ ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè â êîíêðåòíîé îðãàíèçàöèè), ãäå óêàçàí íîìåð, äàòà ïðèíÿòèÿ äîêóìåíòà è ïîäïèñü îòâåòñòâåííîãî ëèöà (íàïðèìåð, ñåêðåòàðÿ). Ëèöî, îòâåòñòâåííîå çà ïðèåì äàííûõ äîêóìåíòîâ, ïðîñòàâëÿåò íîìåð.
  9. Ðåçîëþöèÿ ëèöà, êîòîðîìó àäðåñîâàëîñü çàÿâëåíèå èëè êîòîðîå óïîëíîìî÷åíî ðåøèòü êîíêðåòíûé âîïðîñ. Ðåçîëþöèÿ äîëæíà ñîäåðæàòü ñîáñòâåííîðó÷íóþ ïîäïèñü, äàòó è ðàñïîðÿäèòåëüíîå ðåøåíèå ïî âîïðîñó çàÿâëåíèÿ ñ óêàçàíèåì êîíêðåòíîãî äîëæíîñòíîãî ëèöà (åãî ôàìèëèè èëè ïðîñòî îòäåëà), êîòîðîìó íàïðàâëÿåòñÿ ýòî ðàñïîðÿæåíèå, è (ïðè íåîáõîäèìîñòè) äàòû, ê êîòîðîé íàäî âûïîëíèòü óêàçàííîå â ðåçîëþöèè ðàñïîðÿæåíèå.
  10. Ïîñëå òîãî êàê íà îñíîâàíèè ýòîãî çàÿâëåíèÿ áóäóò îñóùåñòâëåíû êàäðîâûå ïðîöåäóðû, íà íåì ìîãóò áûòü ñäåëàíû îòìåòêè îá èñïîëíåíèè ðàñïîðÿæåíèÿ ðóêîâîäèòåëÿ (ñì. ïðèìåð 8). Îíè ïðîñòàâëÿþòñÿ, êàê ïðàâèëî, â íèæíåé îôîðìëÿþùåé ÷àñòè äîêóìåíòà ñëåâà èëè â ëþáîì ñâîáîäíîì ìåñòå.
  11. Ìîãóò áûòü îòìåòêè íîìåðà äåëà, â êîòîðîå îòïðàâëåíî äàííîå çàÿâëåíèå.

Ïðèâåäåì ïðèìåð çàÿâëåíèÿ ñ íàëè÷èåì â íåì âñåõ íåîáõîäèìûõ ðåêâèçèòîâ.

Ïðèìåð 8.

Ïðèìåð 9.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловой переписки

Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.

Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:

— официальная/неофициальная переписка;

— внутренняя и внешняя.

К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.

Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.

Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.

Êíèãà ðåãèñòðàöèè è êîíòðîëÿ çà îòïðàâëÿåìûìè äîêóìåíòàìè

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

  1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
  2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
  3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
  4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
  5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
  6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление деловых писем

Несмотря на повсеместное использование возможностей электронной переписки, пока еще существует практика отправки деловых писем, отпечатанных на бумаге. И в данном случае очень важно, как выглядит само письмо, так как внешний вид делового письма способен повлиять на представление адресата о компании-отправителе. Поэтому нужно придерживаться следующих норм оформления:

  • Деловые письма должны печататься на фирменных бланках желательно из качественной бумаги с указанием полных данных отправителя, при этом они должны быть легко читаемыми;
  • Реквизиты отправителя в письме, адресуемом иностранным партнерам, клиентам, необходимо прописывать на английском языке;
  • Письмо в конверте следует сгибать по возможности 1 раз и текстом внутрь. Для очень важных писем лучше использовать большой, достаточно плотный конверт, чтобы лист письма не нужно было сгибать;
  • На конверте допускается указывать все реквизиты, как и в самом письме, и даже фирменный логотип;
  • Адрес получателя указывается только на конверте. При использовании конверта с прозрачным окошком адрес получателя пишется на самом письме в верхнем правом углу. Затем письмо сгибается так, чтобы адрес был виден в прозрачном окошке;
  • Адрес отправителя пишется и на конверте, и на листе письма.

Структура всех деловых писем

У всех видов деловых писем есть чёткая структура:

У всех видов деловых писем есть чёткая структура:

1. Заголовок или тема письма. Человек, который держит ваше письмо в руках, видит его в электронном виде, должен сразу понять, кому оно предназначено и с какой целью написано. Никакой интриги — всё должно быть предельно ясно. Например, «Деловое сотрудничество с компанией N», «Коммерческое предложение от компании N», «Приглашение на конференцию». 2. Приветствие. Здесь очень важно соблюсти вежливость и деловой стиль. Идеально, если вы знаете имя и отчество человека, который будет читать послание, например, руководителя фирмы. Если эти данные вам неизвестны, используйте вместо имени должность лица, которому пишите. Например, «Уважаемый господин технический директор». Если же вы пишете команде людей, то либо обращайтесь к их лидеру (например, директору, начальнику отдела), либо используйте фразы «Уважаемые партнёры» или «Уважаемые дамы и господа». Поэтому старайтесь избегать сокращений слов, непонятных аббревиатур и других формулировок, которые будут неуместны. 3. Обрисовка цели письма. В 1-2 предложениях выскажите всё, что является сутью вашего обращения. 4. Основная часть письма. Здесь можно писать рекомендации, просьбы, высказывать претензии, предлагать варианты решения проблемы или же излагать всю необходимую информацию, с которой вы решили ознакомить адресата. 5. Выводы. В этой части письма вы можете подвести итог всего сказанного, особенно если ваше послание было длинным и затрагивало несколько тем. Либо вы можете написать лишь «Жду ответа по данному вопросу» или высказать свои пожелания. 6. Подпись. Вы можете начать с фразы «С уважением» и указать своё имя. Не забудьте вписать свои реквизиты и другую контактную информацию для успешного сотрудничества в будущем.

Теги